Cara Membuat Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko, formulir, atau undangan yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat. Kali ini saya akan membahas tutorial membuat undangan dengan menggunakan mail merge.

        Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.                  Buat data source Nama dan NIM di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Nama Teman Kelas.

Note:

Ketika menuliskan NIM teman anda, maka tidak akan muncul NIM seperti yang seharusnya, maka hal tersebut bisa diubah dengan:

a.       Klik kanan pada kolom yang ingin diubah, kemudian klik Format Cell.

b.      Lalu akan klik Number dengan mengubah decimal places menjadi 0. Kemudian klik OK.

2.      Buat dokumen undangan di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Undangan. Beri jarak untuk menaruh nama dan NIM teman kalian.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

3.      Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. Kemudian klik Normal Word Document.

4.      Selanjutnya kita akan memilih data source.

5.      Pada Mailings tab, klik Select Recipients.

6.      Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Nama Teman Kelas) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

7.      Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

8.      Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

9.      Taruh di kursor di bawah tulisan Untuk Temanku, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

10.  Lakukan juga hal yang sama pada NIM dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.